Warunki Współpracy
1. Charakter Usług
Euro Lex Ltd jest firmą świadczącą usługi księgowe, obsługę administracyjną i prawną na terenie Wielkiej Brytanii dla osób indywidualnych, w tym prowadzących działalność gospodarczą (self-employment, sole trader), oraz podmiotów gospodarczych, takich jak spółki Ltd, LLP, LLC.
Euro Lex Ltd nie pełni roli doradców podatkowych ani finansowych. Euro Lex Ltd może jedynie sugerować lub rekomendować najbardziej odpowiednie rozwiązania dla klientów, nie ponosząc odpowiedzialności za ich ostateczny wybór.
2. Odpowiedzialność Klienta
Euro Lex Ltd nie ponosi odpowiedzialności prawnej za decyzje, działania ani zarządzanie firmą zarejestrowaną na rzecz klienta.
3. Warunki Płatności
Euro Lex Ltd wymaga dokonania płatności z góry przed przystąpieniem do świadczenia usług.
3.1. Dla klientów, którzy dokonują płatności miesięcznych, płatności te są wymagane każdego miesiąca w ustalonej kwocie.
3.2. Jeśli klient zdecyduje się zakończyć współpracę w trakcie trwania roku finansowego, miesięczne faktury przestaną być wystawiane od daty pisemnego anulowania umowy.
3.3. W przypadku rezygnacji z usług w trakcie roku rozliczeniowego, klient ma możliwość wyboru pomiędzy dalszym opłacaniem miesięcznych faktur do końca roku finansowego a jednorazową płatnością końcową.
3.4. Miesięczne opłaty są pobierane za pomocą karty kredytowej/debetowej poprzez Revolut Business, Google Pay, Apple Pay, DotPay, Przelewy24, Direct Debit za pośrednictwem GoCardless, lub przez zlecenie stałe ustawione przez klienta.
3.5. W przypadku zaległości płatniczych przekraczających 7 dni, Euro Lex Ltd zastrzega sobie prawo do naliczenia odsetek w wysokości 5% powyżej stopy bazowej w skali roku, aż do momentu uregulowania należności lub nawiązania kontaktu przez klienta celem rozwiązania sytuacji. Firma zastrzega sobie również prawo do wstrzymania świadczenia usług księgowych, co może prowadzić do kar urzędowych za opóźnienia w rozliczeniach.
4. Weryfikacja Tożsamości
W ramach obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, Euro Lex Ltd przeprowadza kontrolę tożsamości klientów.
4.1. Klient jest zobowiązany do dostarczenia dwóch dokumentów tożsamości, takich jak paszport i prawo jazdy, oraz dokumentu potwierdzającego adres zamieszkania, w celu przeprowadzenia kontroli Due Diligence. W przypadku braku wymaganych dokumentów, Euro Lex Ltd odmówi świadczenia usług księgowych.
4.2. okumenty mogą być przesłane za pośrednictwem:
· poczty elektronicznej,
· naszej strony internetowej.
5. Przechowywanie Dokumentów
Euro Lex Ltd może przechowywać dokumenty klientów zawierające dane osobowe przez okres 6 lat.
6. Wymagana Dokumentacja
Euro Lex Ltd zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usług w przypadku nieotrzymania wymaganej dokumentacji od klienta.
7. Obowiązki Klienta
Klient zobowiązuje się do dostarczenia wszelkiej dokumentacji księgowej oraz niezbędnych informacji finansowych, aby umożliwić Euro Lex Ltd sporządzenie jego rachunków. Klient zobowiązuje się do pełnego ujawnienia wszelkich istotnych informacji. Wszelkie rozliczenia muszą zostać zatwierdzone przez klienta przed ich przedłożeniem do HMRC lub Companies House.
7.1. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie, że informacje finansowe wykorzystywane do celów księgowych są zgodne z prawdą oraz że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami. Klient ponosi odpowiedzialność za ochronę aktywów firmy i ustanowienie procedur zapobiegających oszustwom.
7.2. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności firmy z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami, a także za wdrożenie mechanizmów wykrywających wszelkie nieprawidłowości.
8. Działania Nieetyczne
Euro Lex Ltd zastrzega sobie prawo do zaprzestania współpracy z klientem w przypadku stwierdzenia działań niezgodnych z prawem lub nieetycznych, które mogłyby negatywnie wpłynąć na reputację lub działalność firmy.
9. Przekazywanie Danych
Euro Lex Ltd jest zobowiązana do przekazywania danych osobowych klienta odpowiednim władzom brytyjskim, np. HMRC. Dane te nie będą udostępniane osobom trzecim bez uprzedniej zgody klienta.
10. Pełnomocnictwo do Korespondencji
Klient może wyznaczyć inną osobę, np. współmałżonka, do korespondowania z biurem księgowym w jego imieniu. Wymagana jest pisemna zgoda klienta. Prosimy o kontakt w celu uzyskania dalszych informacji.
11. Obowiązywanie Umowy
Współpraca rozpoczyna się z dniem, w którym Euro Lex Ltd otrzyma pierwszą płatność za zamówioną usługę. Dokonanie płatności oznacza akceptację Warunków Współpracy. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Wielkiej Brytanii, nie jest konieczne ani wymagane podpisanie szczegółowej umowy (jak to ma miejsce np. w Polsce). Akceptacja warunków przedstawionych na naszej stronie internetowej, w mailu, telefonicznie bądź podczas spotkania face-to-face jest wystarczająca do zawarcia umowy.
11.1. Każda ze stron ma prawo do zmiany lub wypowiedzenia upoważnienia do działania w imieniu klienta w dowolnym momencie bez kar, pod warunkiem że nie dotyczy to płatności miesięcznych za usługę świadczenia adresu siedziby, obsługi administracyjnej (sporządzenie accounts, confirmation statement oraz CT-600) oraz obsługi rachunkowości (bookkeeping).
11.2. Minimalny okres obowiązywania umowy dla klientów korzystających z płatności miesięcznych za usługę świadczenia adresu siedziby, obsługi administracyjnej (sporządzenie accounts, confirmation statement oraz CT-600) lub obsługi rachunkowości (bookkeeping) wynosi 12 miesięcy.
11.3. W przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy przez klienta przed upływem minimalnego okresu 12 miesięcy, klient zobowiązuje się uregulować wszelkie należności wynikające z przedterminowego zakończenia umowy, w tym przyszłe miesięczne opłaty do końca minimalnego okresu obowiązywania umowy.
11.4. W przypadku wypowiedzenia przez klienta umowy współpracy przed upływem minimalnego okresu określonego w warunkach oferty promocyjnej, klient zobowiązany jest do rozliczenia wszelkich różnic wynikających z udzielonych rabatów, jeśli skorzystał z oferty promocyjnej, np. na rejestrację firmy za £1 (zamiast standardowej opłaty £300).
11.5. Wypowiedzenie umowy należy złożyć w formie pisemnej lub przesłać pocztą elektroniczną.
11.6. W przypadku płatności miesięcznych, żadna z dokonanych płatności nie podlega zwrotowi, ani przeniesieniu, niezależnie od tego, czy klient korzystał z usług, oraz czy procedury klienta na koniec roku zostały wykonane.
12. Odpowiedzialność za Dokumentację
Euro Lex Ltd dołoży wszelkich starań, aby sporządzać sprawozdania finansowe, które dokładnie odzwierciedlają informacje dostarczone przez klienta dotyczące jego spraw biznesowych, ale nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z nieprawidłowych informacji dostarczonych przez klienta.
13. Błędy Urzędowe
Euro Lex Ltd nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy urzędowe.
14. Opóźnienia w Realizacji Usług
Euro Lex Ltd nie odpowiada za opóźnienia w świadczeniu usług wynikające z działań brytyjskich urzędów.
15. Dodatkowe Usługi
W przypadku, gdy klient zleca dodatkowe prace wykraczające poza standardowy zakres usług, Euro Lex Ltd pobierze dodatkową opłatę uzgodnioną z klientem przed rozpoczęciem prac.
16. Ograniczenie Odpowiedzialności
Odpowiedzialność Euro Lex Ltd za ewentualne błędy w sporządzaniu ksiąg rachunkowych, zeznań podatkowych lub jakiejkolwiek innej wykonanej pracy jest ograniczona do wysokości opłaty pobranej za wykonanie danej usługi.
17. Przechowywanie Dokumentacji
Euro Lex Ltd przechowuje niezbędną dokumentację przez okres 6 lat. Po upływie tego czasu, dokumenty zostaną zutylizowane.
18. Brak Odpowiedzialności za Straty
Euro Lex Ltd w żadnych okolicznościach nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, kary, dopłaty, odsetki lub dodatkowe zobowiązania podatkowe wynikające z działań HMRC, Companies House lub jakiejkolwiek innej organizacji.
19. Zmiany w Zeznaniach Podatkowych
Jeśli po wypełnieniu przez Euro Lex Ltd rozliczenia/zeznania podatkowego klienta, klient zażąda wprowadzenia zmian do już wykonanych prac, wówczas dodatkowa praca zostanie wyceniona, a wycena przekazana klientowi. Euro Lex Ltd będzie współpracować z HMRC w zakresie wszelkich zmian wymaganych w zeznaniu klienta i przygotuje wszelkie zmienione deklaracje, które mogą być wymagane.
Euro Lex Ltd nie ponosi odpowiedzialności za zmiany w zeznaniach podatkowych lub jakiejkolwiek innej dokumentacji księgowej, wynikające z późniejszych decyzji klienta
20. Euro Lex Ltd wymaga od klientów przesłania nam swoich danych w odpowiednim czasie przed jakimikolwiek terminami. Euro Lex Ltd będzie wysyłać przypomnienia od daty zakończenia roku rozliczeniowego klienta, aby klient był świadomy, że Euro Lex Ltd wymaga ich dokumentacji.
21. Jeśli klient prowadzi swoją własną dokumentację księgową, Euro Lex Ltd oczekuje otrzymania dokumentacji w stanie uzgodnionym.
21.01. Euro Lex Ltd pobierze próbki w celu sprawdzenia, czy dokumentacja księgowa została odpowiednio wykonana.
21.02. Euro Lex Ltd nie będzie sprawdzać każdego pojedynczego wpisu w księdze lub dostarczonej fakturze.
21.03. Euro Lex Ltd zwróci uwagę klienta na wszystko, co wydaje się nieprawidłowe, i będzie czekał na instrukcje klienta dotyczące postępowania, zanim przystąpi do kontynuacji zlecenia klienta.
21.04. Jeśli klient życzy sobie, żebyśmy poprawili jakiekolwiek błędy księgowe, Euro Lex Ltd przedstawi koszt do uzgodnienia przez klienta przed wykonaniem jakichkolwiek prac.
22. Jeśli po zakończeniu przez Euro Lex Ltd obsługi księgowej klienta, klient zażąda wprowadzenia poprawek do już wykonanych prac, wówczas klient otrzyma wycenę na dodatkowe prace.
23. Kiedy Euro Lex Ltd podaje cenę za prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest ona oparta na szacunkach klienta dotyczących ilości miesięcznych transakcji biznesowych, których dokonuje klient.
23.01. Jeśli Euro Lex Ltd stwierdzi, że ilość transakcji jest większa lub mniejsza niż pierwotnie szacowano, spowoduje to zwiększenie/zmniejszenie miesięcznej opłaty, aby odzwierciedlić prawdziwą ilość transakcji.
23.02. Euro Lex Ltd zawsze powiadamia o wszelkich zmianach w opłacie za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
24. Jeśli klient przesyła nam dokumenty w formie papierowej, należy je nam przedstawić w porządku chronologicznym i ogólnie uporządkowanym.
24.01. W przypadku, gdy uporządkowanie dokumentacji klienta wymaga dużego nakładu czasu, Euro Lex Ltd może wystosować dodatkową stawkę godzinową za dodatkową pracę.
25. Euro Lex Ltd zastrzega sobie prawo do podwyższenia opłat dla klientów, którzy „nadmiernie” korzystają z naszych usług, aby zapewnić, że relacje biznesowe pozostaną opłacalne.
25.01. Ta zasada jest egzekwowana głównie w przypadku klientów, którzy poświęcają czas naszych księgowych na niepotrzebne prośby, „nieracjonalną” liczbę pytań lub zapytań niezwiązanych z księgowością lub usługami oferowanymi przez Euro Lex Ltd.
25.02. Zasada ta obowiązuje również w przypadku, gdy nakład pracy przy wykonywanych usługach jest znacznie większy niż standardowo.
25.03. Euro Lex Ltd zdaje sobie sprawę, że nowi klienci będą potrzebować więcej pomocy i porad, kiedy po raz pierwszy zaczną korzystać z naszych usług lub jeśli są początkujący w kwestiach księgowych, i Euro Lex Ltd jak najbardziej bierze to pod uwagę.
26. Pomoc i porady zawarte w wybranym przez klienta pakiecie dotyczą usług, których wykonanie zlecił nam klient. W przypadku specjalistycznych porad lub porad dotyczących tematów spoza wybranych usług klienta Euro Lex Ltd może naliczyć rozsądną opłatę, która byłaby powiązana z wykonywaną pracą i zostanie uzgodniona przez obie strony przed podjęciem jakichkolwiek prac.
27. Usługi udostępnienia adresu rejestracyjnego dla spółki, adresu korespondencyjnego prowadzenia działalności (opcja) lub adresu dla Dyrektora (opcja)
27.01. Udostępniony adres jest następujący:
27 Old Gloucester Street, London, WC1N 3AX
27.02. Usługa jest płatna z góry (o ile nie uzgodniono inaczej) i jest ważna przez rok. Po roku usługa musi zostać odnowiona lub zakończona, a adres zmieniony.
27.03. W przypadku konieczności przeniesienia adresu siedziby spółki pod inny adres, klient zostanie wcześniej poinformowany, poinstruowany o dostępnych opcjach i podejmie decyzję o dalszych krokach.
27.04. Euro Lex Ltd zajmie się korespondencją urzędową klienta, chyba że zostaniemy inaczej poinstruowani przez klienta. Euro Lex Ltd będzie:
· wysyłał skany oficjalnych dokumentów,
· informował o listach priorytetowych,
· nie informował o zwykłej poczcie, o ile klient nie poinformuje inaczej.
27.05. Nieoficjalne przesyłki mogą zostać zeskanowane lub przesłane klientowi na żądanie. Mogą obowiązywać dodatkowe opłaty.
27.06. Zawsze będziemy podejmować rozsądne i praktyczne kroki w celu zapewnienia dokładnego i efektywnego postępowania z całą korespondencją otrzymaną w imieniu klienta, a poczta będzie obsługiwana zgodnie z konkretnymi instrukcjami klienta. Jednakże zarówno my, jak i nasi pracownicy oraz kontraktorzy, nie ponosimy odpowiedzialności w związku ze świadczonymi usługami, ani za jakiekolwiek straty lub szkody poniesione przez użytkownika, które obejmują pieniądze, przedmioty wartościowe lub straty biznesowe, niezależnie od ich przyczyny. Euro Lex Ltd nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek bezpośrednie lub pośrednie szkody wynikające z korzystania z tej usługi.
27.07. Wszelkie ustalenia dotyczące rutynowego wysyłania lub faksowania wiadomości i/lub poczty są wykonywane wyłącznie na własne ryzyko. Nie ponosimy odpowiedzialności za niedostarczenie wiadomości i/lub poczty.
27.08. Poczta będzie przechowywana przez co najmniej 30 dni od otrzymania przesyłki. Jeśli klient nie wymaga zeskanowania lub przesłania jej dalej, zostanie zutylizowana.
27.09. Poinformujemy klienta, jeżeli paczka zostanie odebrana pod naszym adresem. Może obowiązywać dodatkowa opłata za przechowywanie. Jeżeli klient nie odbierze przesyłki w ciągu 30 dni, może ona zostać bezpiecznie zniszczona, chyba że uzgodniono z klientem inaczej.
28. Euro Lex Ltd nie ponosi odpowiedzialności za zagubioną lub uszkodzoną przesyłkę przez operatorów pocztowych lub firmy kurierskie.
29. Euro Lex Ltd zastrzega, że świadczona usługa udostępnienia adresu jest ważna tylko dla podmiotów prawnych - np. spółek Limited. Zabrania się używania udostępnionego adresu przez osoby fizyczne lub do prowadzenia działalności na własny rachunek jeśli nie zostało to wcześniej uzgodnione i z Euro Lex Ltd i wycenione jako odrębna, dodatkowa usługa.
30. Polityka Prywatności RODO jest integralną częścią warunków współpracy.
31. Niniejsze warunki mogą od czasu do czasu ulec zmianie. W przypadku znaczących zmian, klient zostanie poinformowany.
32. Polityka Cookies jest integralną częścią warunków współpracy.
Ostatnia aktualizacja: 01/08/2023